Word文書作成の基本 〜装飾する順番とページ設定〜

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Word文書を作成する時に注意しなければならないのが、編集をする順番です。その場その場で文字に装飾をほどこしたり、ページ設定をいじっているとなかなかうまく作成する事が出来ません。


まずはワードページ設定から解説していきます。


ワードページ設定では、文字数と行数・余白・印刷する用紙のサイズなどを設定することが出来ます。Word2007からページ設定画面を表示する方法が変わりました。


ページ設定画面は「ページレイアウト」タブの選択してページ設定グループの右下の四角のボタンを押します。すると上のようなページ設定画面が出てきます。


このページ設定ですが「文字数と行数」がはじめに表示されますが、設定する順番としては、その他・用紙・余白・文字数と行数、の順でお願いします。右のタブから設定していけばOKです。


なぜこの順番じゃないといけないかというと、あとから用紙や余白の設定を行うと表示が全然変わるからです。仮に、初めに文字数や行数を設定していて、あとから余白を変えていくと、最初考えていたレイアウトとまったく変わりますよね。余白や用紙のサイズ(縦向きなのか横向きなのかも)を変えると自然に文字数や、行数も変わってしまいます。なので、文字数や行数は最後に設定することになります。






次に本文の装飾について


文字の装飾は基本的には最後にまとめた方が良いでしょう。なぜならWordは設定を次の段落に継承してしまうからです。

例えば1行目に日付を記載するとします。この日付部分を右揃えにしたとして、次の行からは左揃えにしたいとします。次の行に文字入力すると右揃えになっています。(1行目の設定が継承されている)なので左揃えにする設定を行わなければなりません。


このように文書を書きながら装飾の設定をしていくと手間が増えていきます。なので文章の文字位置などの設定は、ページ文章が出来上がったあとで設定していくのが良いのです。






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